La dématérialisation des flux internes et externes contribue à l’agilité de l’entreprise en :
- Accélérant la diffusion de l’information
- Limitant ses coûts de production et de détention
- Garantissant l’intégrité de cette information – authenticité et historicité –
- Facilitant la gestion des accès et leur traçabilité
- Spécifiant les documents critiques, leur visibilité dans/hors de l’entreprise, le cycle de vie.
Cette démarche numérique a un effet structurant sur l’entreprise par la mise en place d’un vocabulaire normé commun (taxonomie) relatif aux documents et processus communs. Sa mise en place s’accompagne d’un travail en groupe pluridisciplinaire impliquant le management, le métier et la production, si possible même les entités partenaires dans le cadre de l’entreprise étendue. Ce travail coopératif favorise le décloisonnement et l’implication des acteurs dans les structures multiservices.
La remise en cause des procédures existantes dans les circuits papier induit des optimisations dans les nouveaux processus dématérialisés (workflow), l’évaluation de volumétrie et de criticité sur chaque flux permet de faire une analyse de la valeur de chaque élément et de justifier des choix d’optimisation ciblés.
Enfin l’apparition de chaînes de dématérialisation en «Open Source», utilisables directement en contexte de production et à coûts serrés, permet de faire bénéficier les entreprises de toutes tailles de prestations jusque là cantonnées aux grandes entreprises.
Kalyss propose en particulier la chaîne Open Source Maarch -de l’éditeur français éponyme-disponible en hébergement Internet (SaaS), en installation traditionnelle sur un serveur de l’entreprise, ou sous forme de boitier dédié (appliance). Cette solution, associée à un niveau de support adapté à la volumétrie et la criticité des documents archivés, permet d’implémenter rapidement en contexte de production :
- La dématerialisation des flux de courrier entrant et sortant
- L’archivage des documents administratifs (comptabilité, RH)
- Le stockage et la consultation contrôlée des flux provenant des systèmes de production (ERP), par exemple via l’utilisation de services Web
- La gestion des archives physiques et de leur cycle de vie
- L’archivage à valeur probante
